• 23Jan
    Categories: Testimonial Commentaires fermés sur Séminaires pour grands groupes ? Quelques conseils…

    Nous sommes régulièrement sollicités pour l’organisation de séminaires entreprises pour des grands groupes, supérieurs à 500 personnes. Dans le passé – il à quelques années – nous ne souhaitions pas gérer des évènements pour des groupes si importants, notamment parce que nous ne nous sentions pas capables d’assurer une telle logistique. Aujourd’hui, des années plus tard et avec l’expérience, nous sommes capables de gérer des groupes jusqu’à 800 personnes, voir 1000 personnes – nous sommes montés progressivement en puissance nous-mêmes – et cela nous incite à rédiger un petit article d’information pour ceux qui souhaiteraient organiser un séminaire pour un tel groupe. Voici quelques éléments clefs à prendre en compte dans l’organisation de votre séminaire entreprise pour un grand groupe.

    Budget. Votre budget sera nécessairement important. Bien sûr vous bénéficierez de l’économie d’échelle que votre groupe permet, mais chacun de vos coûts seront également multipliés par le nombre de participants. Un petit apéritif au champagne peut donc très vite devenir très couteux. Idéalement, maitrisez votre budget dès le départ afin d’éviter les mauvaises surprises, mais aussi afin de permettre de cibler une typologie d’organisation ou de séminaire.

    Timing. Déplacer 800 personnes en même temps dans un timing serré est impossible. L’expérience nous démontre que même si votre séminaire est millimétré à la seconde, l’inertie d’un groupe d’une telle taille est très importante. Prévoyez donc du temps entre chaque moment ou activité/conférence/réunion pour permettre aux participants de se rendre sur le lieu, ou même de s’installer.

    Pensez grand. A partir de 500 personnes, tout doit être pensé en grand. Imaginez qu’à la fin d’une conférence, 1/3 de l’audience décide d’aller fumer une cigarette. Voila près de 170 personnes qui quittent la salle en même temps pour se rendre au même endroit, pour fumer. Il risque de ne pas y avoir assez de cendriers pour tout le monde… et votre prestataire sur place risque de ne pas être content de devoir nettoyer à grande échelle…

    La parole porte… jusqu’à un point. Toute conférence nécessite un système vidéo et audio afin de relayer la vision et la parole du conférencier ou du PDG qui fait une présentation. Dans un auditorium de 800 personnes, les personnes au fond n’entendront rien sans micro, et ne verront rien non plus s’il n’y a pas d’écrans de relais. Une scène/estrade est également de bon ton.

    Préparation et recherche de lieu. 800 personnes en chambres individuelle requièrent un hôtel ou complexe de 800 chambres. Le volume est tel qu’il est important de pouvoir planifier bien à l’avance un tel évènement, au moins pour vous donner le choix du lieu. Trouver un hôtel ou club au dernier moment sera soit impossible, soit prohibitif en termes de prix. Idéalement, travaillez sur la recherche de lieu au moins 8 à 10 mois avant votre évènement.

    Sécurité et santé. 800 personnes qui se déplacent dans un même lieu n’est pas du tout anodin tant en termes de sécurité que de santé. La probabilité que l’un des participants soit malade pendant le séjour est importante, notamment s’il y a une soirée dansante alcoolisée pendant votre séjour. Prévoyez de pouvoir accéder à un médecin en urgence pour pallier à tout problème médical sérieux ou anodin. Et faites un point régulier avec les agents de sécurité du lieu, les serveurs également, pour bien prendre le pouls de l’évènement en cours.

    Transit. 800 personnes à déplacer sur un trajet cours requiert une quinzaine de bus. Préférez un départ échelonné dans un laps de temps plutôt que d’avoir 800 personnes sur un boulevard à attendre de monter dans le bus. En donnant rendez-vous à certains groupes à des horaires différents, vous minimisez les risques d’incidents sur la voie publique. Dans le cas d’un déplacement en avion, il peut avoir du sens d’organiser un charter – vol privé – sur des gros groupes, à la fois en terme de coûts et de flexibilité du timing.

    Nourriture. De manière générale, tous les prestataires hôteliers ou de restauration font souvent le maximum pour offrir une alimentation de qualité, si le budget suit notamment. Tout comme le timing et l’organisation, diner assis à 800 personnes requière une logistique très précise. Assurez-vous donc que le prestataire de restauration est capable de délivrer le repas pour le nombre de participant, dans le temps imparti. Si votre budget est « serré » préférez des plats simples à préparés, qui peuvent être tout aussi bon, mais qui seront plus faciles à gérer en restauration.

    Activités. Opérez une scission du groupe en plusieurs petits groupes afin de proposer des activités ludiques et en liens avec vos objectifs. Aucun prestataire d’activités ne pourra emmener 800 personnes faire du quad en même temps. Donc organiser votre grand groupe en petits groupes afin de pouvoir leur faire vivre des moments forts, de team building ou découverte. Vous aurez tout le loisir de réunir tout le monde, notamment au moment des repas ou soirée ou conférence.

    Voici donc quelques éléments clefs pour toute entreprise qui souhaite organiser son séminaire avec un nombre très important de participants. N’hésitez pas à nous contacter pour plus d’informations, nous serons ravis de pouvoir mettre notre expertise à votre service.

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